Il fattore tempo, oltre ad essere la risorsa più preziosa che abbiamo a disposizione, è anche il nostro nemico N.1 contro ci cui dobbiamo scontrare continuamente.

Questa volta vorrei essere sintetico e riassumere dei suggerimenti su come tentare di dominare la nostra imprevedibile, ma sempre uguale, quotidianità. Controllare il fattore tempo ci permette di essere efficienti nella nostra organizzazione quotidiana, ci permette di essere meno “di corsa” e di vivere più rilassati (o almeno provarci).

Per noi condannati alla vita frenetica del business “anywhere anyway” riuscire a pianificare in modo efficace ed efficiente l’Agenda quotidiana è una sfida. Sfida che quotidianamente perdiamo a causa dell’effetto valanga che l’imprevedibilità ha su di noi. Sono proprio quelle “circostanze”, quegli eventi non previsti, che ci travolgono in un caos senza fine che subiamo e che non riusciamo a dominare.

Quindi andando con ordine ecco come dovrebbe essere un daily a mio avviso perfetto.

  1. Pianificare la giornata.
    Non più di mezzora da dedicare alla pianificazione delle attività del giorno e di quelle dei giorni successivi. Anzi per fare questa attività fatta bene a mio avviso la sequenza corretta dovrebbe essere, nell’ordine: macchinetta del caffè, qualche scambio con i colleghi per capire come loro stessi hanno pianificato la giornata, passaggio alla scrivania, e veloce verifica dell’agenda. Se tutto è fatto a regola d’arte siamo già pronti ad affrontare serenamente la giornata.
  2. Riunioni solo al mattino.
    Se non preparata a dovere, la riunione è l’origine di tutti i caos. Rinchiudere in una stanza persone diverse a discutere di diversi argomenti, di cui speso non hanno neanche la padronanza, può essere la prima fonte di perdita di tempo. Preparare bene una riunione è un arte che va affinata e se non la si padroneggia la timeline è destinata a fallire. Quindi se le previsioni sono rispettate, sicuramente al termine della sessione delle riunioni saremo già in ritardo per gli impegni successivi. Ecco la ragione per tenere le riunioni al mattino: se siamo in ritardo possiamo recuperare nel pomeriggio (in teoria).
  3. Risoluzione dei problemi.
    Altra bella sfida: prevedere gli imprevisti. Anche il lavoro più organizzato al mondo non può prescindere dalla imprevedibilità degli eventi. Ecco perché ritagliarsi un’ora al giorno per gestirli non è una cattiva idea. Se poi siamo fortunati e accade che per una volta ci troviamo un’ora libera, possiamo fare come quando eravamo a scuola: ora libera uguale a ora per noi che possiamo sfruttare per le attività che preferiamo fare.
  4. Pomeriggio time-based
    Cosa succede in un normale pomeriggio che arriva dopo una giornata di rincorse a sbrogliare tutte le situazioni in cui ci siamo scontrati? Risposta molto semplice. Siamo stanchi, non vediamo l’ora di andare a casa ed iniziamo a correre come i pazzi per cercare di portare a termine il più possibile. Fare le cose di fretta non è il modo più efficace per farle e la probabilità di incorrere in errori è altissima. Ecco perché al pomeriggio o per lo meno ad un certo punto della giornata, dovremmo dedicarci solo ad attività di cui conosciamo il tempo necessario per completarle, ad esempio una mail veloce, approvazione di documenti, l’analisi di un report periodico.
  5. Il giro “in giro”
    Il manager “etico” considera i suoi riporti come persone. I cultori della lean definiscono questo momento come la “gemba walk” (dove “gemba” sta per posto dove si lavora – inteso come il posto dove succedono le cose o nascono le problematiche) ossia le passeggiate nel posto dove si lavora. Si tratta di una tecnica di gestione che i manager dovrebbero applicare per essere vicini ai problemi quotidiani per affrontarli in modo più efficace. Non è solo un modo di costruire le relazioni umane, ma anche un modo per definire la leadership. In definitiva, ritagliarsi un momento per stare in azienda a contatto con le persone permette di coltivarne lo sviluppo sia personale che professionale. In questo momento si possono inoltre prendere un sacco di spunti di miglioramento.

Queste erano le mie 5 regole per definire una agenda quotidiana sostenibile e che rappresenta un buon equilibrio tra lavoro, relazioni umane e disponibilità ad affrontare gli imprevisti. All’inizio dicevo che il tempo lo dobbiamo controllare, ma questo non è sufficiente. Per quanto la regola del pomodoro sia efficace dobbiamo costruire il nostro modo di organizzarci che ci permetta di essere efficienti ed efficaci nel concludere le nostre attività.

Quali sono le vostre regole d’oro?

Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo, impariamo a dominarla. Proviamoci. Se riusciamo nell’intento, sembrerà strano ma avremo più tempo da dedicare a noi stessi. Magia!